Bij de instelling van een nieuwe reserve hoort conform onze financiële verordening een instellingsbesluit. In het instellingsbesluit stellen PS vast, wat het doel, de functie, de looptijd en maximale hoogte is van een reserve en wordt vastgelegd, hoe de besluitvorming over de bestedingen uit de reserve verloopt. PS besluit over het onttrekken en storten in een reserve, tenzij dit in de aangegeven besluitvormingsprocedure in het instellingsbesluit aan GS wordt overgedragen. Voor de functie van een reserve zijn er drie mogelijkheden:
Budgetgerichte reserve
PS besluiten een bepaald bedrag in een reserve te storten en dragen GS op om voor dit geld zo veel mogelijk effect te bereiken, zoals gesteld in het doel van de reserve. Wanneer een geraamd project goedkoper uitvalt of niet doorgaat, blijft het geld in de reserve beschikbaar voor nieuwe projecten. De maximale hoogte van de reserve is het bedrag dat PS ter beschikking stelt. Door nieuwe besluiten van PS kan dit bedrag verhoogd of verlaagd worden.
Doelgerichte reserve
PS stellen een doel vast en besluiten in een reserve precies genoeg te storten, om dat doel te bereiken. Wanneer het vooraf vastgestelde doel is bereikt of een project is afgerond, vallen eventueel overblijvende middelen vrij naar de algemene middelen. Wanneer een project in het geheel niet doorgaat, wordt daarmee het doel niet bereikt en kan daarvoor een nieuw project in de plaats komen. De maximale hoogte van de reserve is gekoppeld aan het bedrag dat het kost om het doel te bereiken.
Egalisatiereserve
PS besluiten jaarlijks een vast bedrag te storten in een reserve voor activiteiten die grote schommelingen in budgetbehoefte hebben, om daarmee een gelijkmatige verdeling van lasten over de jaren te bereiken. De maximale hoogte van de reserve wordt bepaald door het bestedingsplan, dat inzicht geeft in de bestedingen per jaar en de schommelingen daarin.
In de deze begroting wordt voorgesteld de onderstaande reserve in te stellen.