Om de sturing op de genoemde criteria verder te ontwikkelen en te verbeteren, mede in relatie tot externe ontwikkelingen, werken wij in 2018 aan de volgende activiteiten:

Digitalisering

Informatiebeleid en CIO

De huidige tijd kenmerkt zich door enorme ontwikkelingen op het vlak van informatievoorziening en ICT. De provincie Noord-Holland speelt hierop in door de inrichting van de vraag-aanbodorganisatie onder leiding van een Chief Information Officer (CIO). De CIO is verantwoordelijk voor beleid en strategie op het terrein van informatievoorziening en ICT. De uitvoering van projecten, beheer en leveranciersmanagement gebeuren vanuit de sector ICT & Informatievoorziening. Er is een uitvoeringsagenda opgesteld waarlangs projecten worden uitgevoerd op het gebied van de verbetering van de digitale dienstverlening, flexibele digitale kantooromgeving, inrichting van gegevensmanagement, de vernieuwing van de bedrijfsvoeringprocessen en de IV-basis op orde.

Verbetering digitale dienstverlening

Om een innovatieve, verbindende en inspirerende provincie te blijven en daarbij zorg te dragen voor een hogere kwaliteit van de dienstverlening aan burgers en bedrijven wordt de digitale dienstverlening continu verbeterd. De geïdentificeerde projecten hebben betrekking op doorontwikkeling van internet en intranet, digitale formulieren, digitale subsidieprocessen, open stateninformatie, open data, digitaal stemmen, veilige gegevensuitwisseling met externe partijen, burgerparticipatie en ICT-aanpassingen t.b.v. de implementatie van de Omgevingswet.

Flexibele digitale kantooromgeving

De ICT-werkplekomgeving van de provincie wordt in het kader van Het Nieuwe Werken 3.0 omgevormd naar een open werkomgeving waarbij het mogelijk is om op elk gewenst moment, op elke plek en met elk device te kunnen werken. Dit gebeurt binnen een goed beveiligde en stabiele systeemomgeving. Om dit te realiseren worden de komende jaren circa 250 specifieke applicaties geleidelijk naar de Cloud overgezet.

Inrichting van gegevensmanagement

De provincie heeft grote databestanden op het gebied van beheer van objecten (o.a. bruggen, tunnels, wegen en vaarwegen) die efficiënt en effectief benut kunnen worden ter versterking van de eigen taken op gebied van beheer, uitvoering en beleid en ter versterking van de stimuleringsfunctie naar de omgeving. Hierbij zal rekening worden gehouden met snelle technologische ontwikkelingen in relatie met de wettelijke kaders en beperking van aansprakelijkheidsrisico's. In 2018 wordt aangesloten op de landelijke Building Information Modelling (BIM)-standaarden en wordt een begin gemaakt met de inrichting van een data- en analyse-omgeving binnen de provinciale organisatie.

Vernieuwing van de bedrijfsvoeringprocessen

Projecten met als doel optimale ondersteuning van de bedrijfsvoeringprocessen vloeien voort uit onder meer de ambitie om intern volledig digitaal te werken. De projecten hebben betrekking op digitalisering van diverse werkprocessen zoals bijvoorbeeld E-facturering, doorontwikkeling van de digitale postkamer, documentkwaliteit en –beheer, eigentijds sturen en verantwoorden en gebruikersgemak en op het opnieuw inrichten en verbeteren van documentmanagement en workflowmanagement.

De IV-basis op orde

Door de sterk toenemende wettelijke verplichtingen op het gebied van informatiebeveiliging en privacy, informatie-uitwisseling en het beschikbaar stellen van data (open data) zijn aanpassingen nodig aan de ICT & informatievoorzieningsinfrastructuur van de provincie. Deze aanpassingen hebben te maken met ICT-architectuur, informatieveiligheid, kennis- en informatiemanagement, portfoliomanagement en inrichting en sturing (‘governance’). In 2018 worden ook architectuurkaders ontwikkeld en geïmplementeerd en wordt gewerkt aan het verbeteren van de kennis op het gebied van ICT-beheer en projectmanagement.

Communicatie

Communicatie draagt bij aan het creëren en benutten van kansen. Dat doen we door samenhang te creëren in de thema’s die belangrijk zijn voor de provincie, maar vooral in de thema’s die de inwoners van Noord-Holland belangrijk vinden. We weten de aansluiting te vinden bij de beleving van de belangrijkste doelgroep. Niet gedacht vanuit middelen, maar vanuit de verwachtingen van de buitenwereld. Van buiten naar binnen. Daarmee vergroten we de communicatiekracht en wordt de meerwaarde en legitimiteit van de provincie zichtbaar. We faciliteren de boegbeelden van de provincie om als organisatie communicatiever te worden en effectiever in de themacommunicatie. Communicatie zorgt voor focus en keuzes in de onderwerpen die buiten leven. Scherpe keuzes maken betekent ook loslaten en draagvlak creëren voor de keuzes. Communicatie speelt een verbindende rol tussen de thema’s en tussen bestuur en de verschillende onderdelen van de organisatie. Uiteraard blijft het vakmanschap op het gebied van bijvoorbeeld schrijven, woordvoering, crisiscommunicatie en sociale media daarbij de basis.
Speerpunten in 2018 zijn:

• Doorontwikkelen nieuwe website en intranet
• Vernieuwing van zowel het externe blad als het personeelsblad
• Doorontwikkelen sociale media
• Meer gebruik van (communicatie)onderzoek
• Actief persbeleid
• Corporate stories en kernboodschappen opstellen
• Provinciale organisatie communicatiever maken
• Jaarprogramma sponsoring en relatiemanagement uitvoeren
• Actievere communicatie over Provinciale Staten

Personeel en Organisatie

Drie HRM hoofdthema’s

Nieuw HRM-beleid komt tot stand in co-creatie, samen met de stakeholders, waarbij we inspelen op externe ontwikkelingen. We geven ruimte aan onze medewerkers om zich duurzaam te ontwikkelen tot zelfbewuste ambtenaren, hetgeen aansluit bij de in juni 2017 nieuw afgesloten CAO.
In 2018 werken we verder aan onze drie hoofdthema’s:

Arbeidsmarkt & arbeidsvoorwaarden.

Eigentijdse arbeidsverhoudingen worden weerspiegeld in de vernieuwing van de cao die, rekening houdend met de wensen van werkgevers en van zowel huidige als toekomstige medewerkers, inzet op meer flexibiliteit en meer ruimte voor individuele wensen en keuzes.
Die flexibiliteit uit zich in de toepassing van generieke functies en specifieke opdrachten. Medewerkers krijgen de beschikking over een eigen Persoonlijk Ontwikkelbudget, zodat ze zelf regisseur van hun eigen loopbaan kunnen zijn.
De vaste cyclus van jaargesprekken vervalt, maar de medewerker en leidinggevende voeren minimaal 1x per jaar samen een goed gesprek, om de afstemming tussen de organisatieontwikkeling en de persoonlijke ontwikkeling te borgen. Waarderen en belonen zit in meer dan alleen het salaris, maar vooral in mogelijkheden voor ontwikkeling.
We blijven werken aan het verstevigen van onze positie op de arbeidsmarkt en het aantrekken en behouden van (jong) talent. Dit doen we onder meer in samenwerking met andere partijen, zoals de Metropool Regio Amsterdam, waarmee we een gezamenlijk trainee-traject hebben.
Flexibiliteit en beweging.
Vitaal Organiseren 2.0 wordt gekenmerkt door permanente aandacht voor de inzetbaarheid van medewerkers, op basis van de ontwikkeling van de organisatie en met behulp van strategische personeelsplanning. De maatschappelijke opgave staat daarbij centraal, de organisatorische indeling mag geen belemmering zijn. Dit stelt hogere eisen aan de wendbaarheid van onze organisatie. In incidentele gevallen gaan hier extra kosten mee gepaard die gedekt kunnen worden vanuit de daarvoor beschikbare Reserve Vitaal Organiseren.

Leiderschap en talentontwikkeling.
We zetten in op persoonlijk leiderschap en talentontwikkeling. Professionalisering van de moderne ambtenaar zal een permanent onderdeel vormen van het HRM-beleid. Naast het aanbieden van individuele leertrajecten investeren we in concernbrede leerlijnen, die het lerend vermogen van de gehele organisatie versterken.

Integriteit
Dilemma’s maken onderdeel uit van het dagelijks werk. Integriteit blijft daarom een belangrijk
onderwerp om over in gesprek te gaan. Bij goed bestuur en goed ambtenaarschap
zijn de volgende waarden belangrijk: verantwoordelijkheid, rechtvaardigheid, autonomie,
professionaliteit, transparantie, betrouwbaarheid en eerlijkheid. Jaarlijks doen wij in een
‘jaarverslag Integriteit’ verslag over hoe de provincie vorm geeft aan de verschillende aspecten
van integriteit.

Participatiewet

De provincie Noord-Holland heeft in het kader van de Participatiewet de opdracht om vanaf 2015 t/m 2023 stapsgewijs 37 mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te plaatsen, waarbij er ieder jaar tenminste vijf nieuwe plaatsingen gerealiseerd moeten worden. Voor de uitvoering van de Participatiewet hebben PS besloten om in de begroting vanaf 2015 cumulatief € 300.000 extra per jaar beschikbaar te stellen. In 2016 zijn er tien plaatsingen gerealiseerd. Voor 2018 zijn twintig plaatsingen voorzien.

Flexibele formatiesturing

Om te komen tot een wendbaardere organisatie zijn wij in 2016 gestart met een project om te komen tot een meer flexibele en innovatieve sturing op de personele formatie en bezetting vanuit het oogpunt van efficiency, kennisbehoud en kwaliteitsverbetering. Uitgangspunt hierbij is dat projectactiviteiten ook uitgevoerd kunnen worden door de inzet van vast of tijdelijk eigen personeel, voor zover deze activiteiten langjarig om inzet vragen. Dat betekent dat vanuit de projectenportfolio duidelijk moet worden voor welke functies langjarig capaciteit nodig is. Met behulp van een strategische personeelsplanning kan vervolgens een afweging gemaakt worden of invulling plaatsvindt door middel van inhuurmedewerkers of door eigen personeel (vast en tijdelijk). Ook de nieuwe CAO voor de Provincies moedigt deze ontwikkeling aan. In 2017 is in dit kader gestart met een pilot waarbij incidentele formatie is toegekend voor uitbreiding van de huisadvocaten, projectleiders I&I voor de realisatie van de uitvoeringsagenda en projectcapaciteit voor de directie Beheer & Uitvoering. Met de werving van deze medewerkers worden hogere inhuurkosten vermeden. In 2018 zullen wij deze pilot continueren en evalueren.

Sociaal Jaarverslag

Vanaf het jaar 2017 zal geen separaat sociaal jaarverslag meer opgesteld worden maar zullen relevante elementen worden opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van het reguliere jaarverslag. Dit betreft onderwerpen als ziekteverzuim, mobiliteit, in- en uitstroom en medewerkersontwikkeling. In 2018 zal deze nieuwe werkwijze op basis van de ervaringen uit het eerste verslagjaar geëvalueerd worden.

Fiscaliteit

Fiscaal in control

In 2009 hebben de provincie en de belastingdienst het convenant horizontaal toezicht gesloten, waarin is afgesproken met elkaar samen te werken op basis van de uitgangspunten begrip, transparantie en vertrouwen. De belastingdienst steunt daarbij op de interne beheersing rondom fiscale risico’s. Ook in 2018 werken wij aan de verdere versterking van de fiscale beheersing, onder andere door het optimaliseren en vaststellen van opzet, bestaan en werking van fiscale processen.

Vpb
Met ingang van 1 januari 2016 is de provincie Vennootschapsbelastingplichtig geworden voor zover met activiteiten die concurreren met de markt structurele overschotten behaalt worden. In 2016 en 2017 is daar vooralsnog geen sprake van geweest. Ook in 2018 zal doorlopend worden geïnventariseerd of er (nieuwe) activiteiten zijn die in de heffing van vennootschapsbelasting dienen te worden betrokken en welke vrijstellingen mogelijk van toepassing zijn.

Wet DBA

De definitieve uitwerking van de nieuwe wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie (wet DBA) is op dit moment nog onzeker. Voor zover daar wel duidelijkheid over bestaat heeft de provincie de gevolgen in kaart gebracht en waar mogelijk ingepast in haar processen. Afstemming met de Belastingdienst heeft hierover plaatsgevonden. Zodra de wetgever (nieuwe) wijzigingen doorvoert zullen opnieuw de fiscale gevolgen verder in kaart worden gebracht en maatregelen die dan nodig zijn worden doorgevoerd.

Inkoop

Inkoop en aanbesteding

In 2017 werd een nieuw inkoopbeleid van kracht. Op basis van dit inkoopbeleid wordt een extra impuls gegeven aan het MKB, aan innovatie, en aan maatschappelijk verantwoord inkopen (duurzaam inkopen, social return en mensenrechten). Het inkoopbeleid is de paraplu, daaronder liggen actieplannen waaronder het actieplan maatschappelijk verantwoord inkopen. Dit is vormgegeven conform het format vanuit het Manifest MVI dat de provincie in 2016 ondertekende. Vanuit het actieplan worden ook in 2018 doelstellingen op het gebied van circulair inkopen, biobased inkopen en mensenrechten uitgewerkt.
Over het social return beleid en de acties die daaruit voortvloeien wordt ook in 2018 opnieuw gerapporteerd. In 2017 zijn er ongeveer 30 social return afspraken gemaakt en meer dan 60 mensen bemiddeld naar werk. In het jaarverslag 2018 zullen wij rapporteren over de voortgang van concrete acties in relatie tot de geformuleerde ambities op het gebied van duurzaam inkopen.

Subsidies

Op het terrein van subsidies werken wij ook in 2018 aan de verdere implementatie van digitale subsidieaanvragen ten einde de administratieve lastendruk verder te verminderen.

Planning en Control

Planning en Control cyclus

In 2016 is een start gemaakt om in gesprek met Provinciale Staten (rekeningcommissie) verder na te denken over de gewenste doorontwikkelingen en digitalisering van de documenten in de planning- en controlcyclus. In 2017 en 2018 wordt dit verder vervolgd.

Koersen op Control / Rechtmatigheidsverklaring.

Het in 2015 vastgestelde beleidsplan Koersen op Control (KoC) draagt eraan bij dat de provincie actief haar omgeving monitort, de relevantie van die ontwikkelingen voor de provincie bepaalt, mogelijke risico’s (en kansen) inschat en de vraag beantwoordt of en zo ja hoe wij onze kritische bedrijfsprocessen hieraan moeten aanpassen. Om de beoogde organisatieontwikkeling een succes te maken is onder meer een goed fundament ten aanzien van monitoring en verantwoording nodig. De uitgangspunten van KoC zijn daarom geïntegreerd in de opgestelde Toekomstagenda. Daarnaast werken wij continue aan de verdere optimalisatie van de interne beheersomgeving, mede gericht op de naar verwachting in de toekomst door Gedeputeerde Staten af te geven Rechtmatigheidsverklaring.

Wijzigingen landelijke wet- en regelgeving

De provincie monitort actief de relevante ontwikkelingen ten aanzien van wet- en regelgeving zodat de organisatie hier tijdig op kan anticiperen. Een aantal voorbeelden van actuele thema’s voor 2018 zijn:

• Programma KEI: stelt voor overheden het digitaal uitwisselen van stukken in gerechtelijke procedures stapsgewijs verplicht;
• Algemene Verordening Gegevensbescherming: hier vloeien verschillende verplichten uit voort die de provincie zal implementeren, zoals de aanstelling van een Functionaris Gegevensbescherming (FG);
• Open Overheid: De voortgang van het wetsvoorstel ‘’Wet open overheid’’, dat in 2016 door de Tweede Kamer is aangenomen, zal kritisch worden gevolgd.  PNH levert een actieve bijdrage aan de IPO inbreng voor de behandeling van dit wetsvoorstel;